Mobile Menu

  • 非認定講師型協会とは?
  • 協会知識検定
    • 協会知識検定 試験ページ
  • 協会モデル講座
    • レクチャー詳細
    • 講座資料集
  • 協会の事業化
  • コンサルティング
    • オンライン個別相談
    • オンラインIT相談
  • コラム
  • 協会総研について
    • 役員紹介
    • 講師・コンサルタント
    • パートナー協会紹介
    • 協会のセオリー
    • 秘密の月例会
    • メールマガジン
    • LINE@登録特典
    • お問い合わせ
  • メール
  • Facebook
  • RSS
  • Menu
  • Skip to right header navigation
  • Skip to primary navigation
  • Skip to secondary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer

Before Header

  • メール
  • Facebook
  • RSS

協会総研ロゴ

認定講師を作らないからうまくいく!

  • 非認定講師型協会とは?
  • 協会知識検定
    • 協会知識検定 試験ページ
  • 協会モデル講座
    • レクチャー詳細
    • 講座資料集
  • 協会の事業化
  • コンサルティング
    • オンライン個別相談
    • オンラインIT相談
  • コラム
  • 協会総研について
    • 役員紹介
    • 講師・コンサルタント
    • パートナー協会紹介
    • 協会のセオリー
    • 秘密の月例会
    • メールマガジン
    • LINE@登録特典
    • お問い合わせ
  • Home
  • オンライン個別相談
  • オンラインIT相談
  • 協会のセオリー
  • メールマガジン
  • オンライン検定サポート
  • お問い合わせ
  • Search
協会運営の事務局が必ず行うべき6つの役割

協会運営の事務局が必ず行うべき6つの役割

Home > 協会カテゴリー > 協会の運営方法 > 協会運営の事務局が必ず行うべき6つの役割
協会運営の事務局が必ず行うべき6つの役割

2020年1月5日 //  by akalink

このエントリーをはてなブックマークに追加
Tweet
Pocket

協会を運営するための必須機関である事務局。

講師のように前に出ることは少ないですが、
彼らがいなければ協会は確実にうまくいきません。

会社で言う人事・総務・経理などにあたりますが、
協会を裏で支えるまさに陰の立役者と言えるでしょう。

今回は、その事務局の役割について解説します。

現在事務局の立場にいる方はもちろんですが、
「講師にはなりたくないけど、協会のサポートをしたい」と
今後事務局としての関わりを考えている方はぜひ一読ください。

目次

  • 開講予定の告知
  • 問い合わせ対応
  • 受講申込受付~講座当日に向けた準備
  • 講座当日の準備・案内
  • 名簿管理
  • 受講生・修了生・講師への業務連絡
  • まとめ

開講予定の告知

開講予定の告知

講師や運営陣と日程調整をし、
講座の開講スケジュールを決定します。

協会によって会員の特徴も異なるかと思いますので、
なるべく会員のほとんどが参加できる日時を選びましょう。

例えば、会社員の方が中心の協会であれば、
平日日中の参加は難しいでしょう。

逆に専業主婦が多い協会であれば、
朝や夕方など子どもの送り迎えや食事の準備をする
時間帯は避けた方が良いです。

会員数が少ないうちは、
いくつか日程の候補を挙げて会員に選んでもらい、
最も参加率の高い日時にするというのもいいでしょう。

この時に忘れてはならないのが、
会場の確保と同時に進めること。

日時が確定してから空いている会場を予約する
という順番ではいけないというわけではありませんが、
アクセスが悪かったり、
設備が不十分な会場しか予約できなかった場合、
参加率が下がる可能性もあります。

できれば日程を確認するのと同じタイミングで
会場の目星も付けて、
いつでも予約できる状態にしておくのがベストです。

そうして開講スケジュールが確定したら、
HPなどにアップして会員に告知します。

問い合わせ対応

問い合わせ対応

HPから来た問い合わせや、
協会の会員から直接質問された内容などは関係者と共有します。

場合によっては事務局だけで判断できないこともあるかと思うので、
講師など回答できるメンバーに確認を取り、
間違いのないよう回答します。

この時、なるべく早めに返答することに気を付けましょう。

担当者に確認しているうちに忙しくて回答できたのは1週間後…
などということになってしまうと、
問い合わせした会員からの協会に対する信頼を
落としてしまうことにもなります。

もちろん時間がかかってしまう質問もあるかと思いますので、
その場合は「確認いたしますので、〇月△日までに回答します」というように、
回答期限を伝えましょう。

そういった小さな気遣いは事務局にとって非常に重要です。

受講申込受付~講座当日に向けた準備

受講申込受付~講座当日に向けた準備

受講申込をどのように受け付けているかによりますが、
HPの申込フォームやメールで申込を受けた場合は
確認のメールを返信します。

確認メールには、申込を受け付けた旨や初回講座の日程、
事前振込の場合は口座番号などを記載しておきます。

その後、期日を過ぎても受講料の振込がない場合は、
リマインドのメールを送り、
全員分振込が完了したことを確認できたら
参加者名簿を作成します。

当日までに受講生に送るものや
やっておくべき課題などがあれば事前に送り、
人数分の教材を用意しておきます。

また、協会の講師や運営関係者にも
前日までにリマインドしておくと確実です。

講座当日の準備・案内

講座当日の準備・案内

講座当日は遅くても受講生の集合時間の30分前までに
会場に着いて準備をします。

室温は最適か、トイレの場所は迷わないか、
マーカーペンはしっかり書けるか、プロジェクターは映るか、
机や椅子の位置は適切か、撮影の準備はできているか、
など受講生が到着するまでにやるべきことは意外とたくさんあります。

また、協会の受講生が到着したら
受付からスムーズに着席できるように誘導することも大切な役目。

事務局が複数名いる場合は、
あらかじめ役割分担しておくと当日誰が何をやるのか迷ったり、
あたふたすることなく円滑なアテンドができるはずです。

名簿管理

名簿管理

受講生名簿を厳密に管理します。

個人情報なので、取り扱いは慎重にし、
外部に漏れないよう徹底してください。

また、新規入会したら名簿に追加、
退会したら削除と常にアップデートしましょう。

在籍しているのかいないのかわからない会員がいる
という状態が発生するのは、管理が雑になっている証拠です。

名簿に書いてある名前全員が
大切な協会の仲間だという意識を持ち、
厳密な管理を心がけてください。

受講生・修了生・講師への業務連絡

受講生・修了生・講師への業務連絡

随時必要な業務連絡を行います。

天候の影響による日程変更や会場の変更、
課題の確認や交流会の案内など、
突発的に発生する連絡事項は何度か開催している講座であればつきものです。

講座の終了時に周知するのか、
メールで伝えるのかなど、連絡方法もその時によります。

臨機応変さも求められるので、柔軟に対処することが大切です。

まとめ

いかがでしたか?
協会における事務局の役割を再度復習しましょう。

  • 開講予定の告知
  • 問い合わせ対応
  • 受講申込受付~講座当日に向けた準備
  • 講座当日の準備・案内
  • 名簿管理
  • 受講生・修了生・講師への業務連絡

ここで挙げたのはすべてではありません。

細かく挙げるとキリがないほど、
事務局はたくさんやるべきことがあります。

一見派手なポジションではないので簡単だと思われがちですが、
細やかな心配りやタスク管理能力、講師や会員との調整力など、
求められることが多いので、
誰にでもできることではありません。

これから事務局をやりたいと思っている方は、
事前にその点を認識し、責任感を持って全うしましょう。

カテゴリー: 協会の運営方法タグ: 事務局, 協会, 役割, 運営

無料メルマガ登録

何から始める?協会設立


メールマガジン読者限定特典

★小冊子「何から始める?協会設立」プレゼント
協会をスタートするのに、どんな準備が必要になるかが分かります。

メールアドレスをご登録ください!







関連コラム

こちらのコラムも合わせてどうぞ。

協会コンサルタントとは?

大きく違う!会社のコンサルタントと協会のコンサルタント

思考法とスキル

協会の理事長や理事が持つべき思考法とスキル

会員に向いている人、向いていない人

会員に向いている人、向いていない人

ここで差がつく!成功する協会を作るまでの鉄板スケジュール

ここで差がつく!成功する協会を作るまでの鉄板スケジュール

必見!協会の講座作りで重要なクチコミ戦略の考え方

必見!協会の講座作りで重要なクチコミ戦略の考え方

協会のコンテンツを真似されないためにできること

協会のコンテンツを真似されないためにできること

協会の特長

協会という事業の特長

資格の更新

「青写真」と「組立て説明書

「青写真」と「組立て説明書」

ゴーイングコンサーン

ゴーイング・コンサーンを忘れるな

協会主役

協会は誰が主役なのか

誰のもの

協会は誰のもの?

Previous Post: «ここで差がつく!成功する協会を作るまでの鉄板スケジュール ここで差がつく!成功する協会を作るまでの鉄板スケジュール
Next Post: 協会設立時に覚えておくべき2種類の講座の作り方 協会設立時に覚えておくべき2種類の講座の作り方»

Primary Sidebar

無料メルマガご登録

メールマガジン読者限定特典
★小冊子「何から始める?協会設立」プレゼント 協会をスタートするのに、どんな準備が必要になるかが分かります。

メールアドレスをご登録ください!

人気のコラム

  • こんな協会あり!?アイデアあふれる面白協会7選 こんな協会あり!?アイデアあふれる面白協会7選 カテゴリ: 協会の作り方
  • 協会を立ち上げる前に考えるべき4つのこと 協会を立ち上げる前に考えるべき4つのこと カテゴリ: 協会の作り方
  • 協会運営の事務局が必ず行うべき6つの役割 協会運営の事務局が必ず行うべき6つの役割 カテゴリ: 協会の運営方法

最新コラム

協会コンサルタントとは?

大きく違う!会社のコンサルタントと協会のコンサルタント

2020年8月15日

意外に感じるかもしれませんが、 「ビジネス知識の豊かな人ほど、協会を作るのが下手」 という傾向があります。 一般には「コンサルタント=ビジネス知識の豊富な人」ですから、「ビジネス知識の豊かな人ほど、協会 …

思考法とスキル

協会の理事長や理事が持つべき思考法とスキル

2020年7月5日

協会は会社ではありません。構造や性質が大きく異なります。協会は個人事業でもありません。運営感覚が大きく異なります。 「協会と会社の違い」、「協会と個人事業の違い」を意識せずに協会を扱ってしまうことが、協 …

協会をするなら、つねに心にとめておくべき4つの重要事項

協会をするなら、つねに心にとめておくべき4つの重要事項

2020年6月27日

協会を作ろうと決心したけれども、数日たって「自分はなぜ協会を作りたいんだっけ?」ときどきそれが分からなくなってしまうこと、ありませんか?やりたいことは、ある。だから何か形にしたい。でもそれを実行するのに …

Facebookフォローお願いします!

協会総研
  • Home
  • オンライン個別相談
  • オンラインIT相談
  • 協会のセオリー
  • メールマガジン
  • オンライン検定サポート
  • お問い合わせ
  • Search

カテゴリー

  • 協会の作り方 (20)
  • 協会の運営方法 (14)
  • 講座の作り方 (4)

Footer

Facebookフォローお願いします!

協会総研

一般社団法人 協会総研

〒102-0072
東京都千代田区飯田橋1-7-10
山京ビル本館503号
https://kyokaibz.com/

  • メール
  • Facebook
  • RSS

無料メルマガ登録

メールマガジン読者限定特典

★小冊子「何から始める?協会設立」プレゼント
協会をスタートするのに、どんな準備が必要になるかが分かります。

メールアドレスをご登録ください!







  • Home
  • コラム
  • 協会総研について
  • プライバシーポリシー
  • お問い合わせ

Copyright © 2021 一般社団法人 協会総研 All Rights Reserved.